Saat ini, bisa dipastikan hampir semua orang yang berada dalam lingkaran network Anda adalah pengguna aktif atau anggota salah satu website social network seperti Facebook, Twitter, Plurk, MySpace atau jaringan sosial khusus professional seperti LinkedIn. Dengan fitur yang berbeda-beda, pada dasarnya tiap website ini memberikan sarana bagi setiap penggunanya untuk terhubung dengan user lainnya melalui dunia maya instantly, dengan cara share berita pendek atau informasi personal maupun professional dengan pengguna lainnya. Situs ini seringkali dijadikan sarana untuk menjalin pertemanan atau mengembangkan network dengan dengan jangkauan lebih luas lagi.
Dengan alasan produktifitas, banyak perusahaan memblokir akses karyawan mereka terhadap situs-situs pertemanan tersebut. Sebuah penelitian di USA menemukan bahwa 54% perusahaan memblokir akses karyawan mereka ke situs-situs tersebut. Mereka melihat situs tersebut akan mengalihkan konsentrasi atau perhatian para karyawan.
Hal tersebut dilakukan perusahaan mengingat hasil penelitian dari sebuah lembaga di USA juga mendapati rata-rata waktu yang dihabiskan karyawan untuk mengakses situs pertemanan di kantor bisa mencapai 2 jam. Sehingga munculnya perkiraan bahwa perusahaan bisa mengalami kerugian hingga US $ 2,25 milyar pertahunnya. Jumlah dan kenyataan yang sungguh mencengangkan bukan?
Di Indonesia yang pemakai Facebooknya termasuk top ten di dunia (ranking 7) juga mengalami hal yang sama. Jangan lupa bahwa sebuah institusi pemerintahan di Jawa Timur menutup akses Facebook karena membuat kinerja pegawai negeri sipil jadi ‘ngaco’.
Sebenarnya perlukah perusahaan Anda menutup akses karyawan sepenuhnya terhadap situs-situs pertemanan ini? Karena walaupun Anda menutup akses Internet ke social media, cukup dengan smart phone bahkan telepon genggam biasa, mereka sudah bisa mengakses Facebook, Twitter dan situs lain.
Ada beberapa hal yang bisa dijadikan pertimbangan sebelum Anda memberlakukan peraturan atau ketentuan tentang akses karyawan terhadap social media atau Internet.
Nature of the company.
Jika perusahaan Anda bergerak di bidang public relations atau firma marketing , karyawan dengan akses luas ke sosial media bisa membantu mempopulerkan perusahaan atau membentuk image di mata masyarakat , bahkan bisa digunakan sebagai alat untuk membantu pengembangan bisnis dan mendapatkan potential client. Perusahaan yang sedang menciptakan pasar bagi produk tertentu juga bisa menggunakannya sebagai sarana informasi dan komunikasi dengan para penggunanya. Yang perlu diperhatikan adalah pemilahan karyawan yang diberi keleluasaan seperti mereka yang menangani promosi atau PR.
Alokasi waktu dan buat ketentuan atau peraturan yang jelas.
Jika Anda membutuhkan dukungan dari network, yang dimiliki karyawan untuk mempromosikan sebuah event atau produk perusahaan, pastikan ada peraturan yang melindungi dan menjamin hak dan kewajiban karyawan dan juga Anda. Contoh, komitmen bahwa promosi akan berjalan sesuai dengan keinginan perusahaan, tidak ada paksaan bahwa mereka harus menggunakan jejaring mereka untuk target promosi, alokasi waktu dalam jam kerja yang memperbolehkan mereka mengakses situs-situs tersebut di jam kantor dan lain sebagainya. Sampaikan dengan jelas dan berpeganglah pada komitmen ini.
Jangan membabi buta.
Jika Anda menutup akses Internet karyawan sepenuhnya dengan harapan mereka akan jadi lebih produktif maka sama saja Anda menghalangi mereka untuk mendapatkan tambahan informasi atau pengetahuan yang justru bisa mengembangkan karakter dan keterampilan mereka. Be wise dalam menentukan kebebasan mereka dalam berinternet dengan menggunakan fasilitas kantor.
Jika sudah terbukti mengganggu kinerja, Anda berhak memberlakukan peraturan tentang fasilitas yang diterima karyawan termasuk akses Internet. Buat peraturan yang jelas mengenai fasilitas kantor yang hanya bisa digunakan untuk kepentingan pekerjaan, bukan untuk keperluan pribadi. Lengkapi dengan sanksi bisa berakibat pada appraisal atau penilaian kerja mereka. Sosialisasikan dengan jelas kepada setiap karyawan dan jangan lupa jelaskan alasannya disertai bukti-bukti yang akurat.
Dengan alasan produktifitas, banyak perusahaan memblokir akses karyawan mereka terhadap situs-situs pertemanan tersebut. Sebuah penelitian di USA menemukan bahwa 54% perusahaan memblokir akses karyawan mereka ke situs-situs tersebut. Mereka melihat situs tersebut akan mengalihkan konsentrasi atau perhatian para karyawan.
Hal tersebut dilakukan perusahaan mengingat hasil penelitian dari sebuah lembaga di USA juga mendapati rata-rata waktu yang dihabiskan karyawan untuk mengakses situs pertemanan di kantor bisa mencapai 2 jam. Sehingga munculnya perkiraan bahwa perusahaan bisa mengalami kerugian hingga US $ 2,25 milyar pertahunnya. Jumlah dan kenyataan yang sungguh mencengangkan bukan?
Di Indonesia yang pemakai Facebooknya termasuk top ten di dunia (ranking 7) juga mengalami hal yang sama. Jangan lupa bahwa sebuah institusi pemerintahan di Jawa Timur menutup akses Facebook karena membuat kinerja pegawai negeri sipil jadi ‘ngaco’.
Sebenarnya perlukah perusahaan Anda menutup akses karyawan sepenuhnya terhadap situs-situs pertemanan ini? Karena walaupun Anda menutup akses Internet ke social media, cukup dengan smart phone bahkan telepon genggam biasa, mereka sudah bisa mengakses Facebook, Twitter dan situs lain.
Ada beberapa hal yang bisa dijadikan pertimbangan sebelum Anda memberlakukan peraturan atau ketentuan tentang akses karyawan terhadap social media atau Internet.
Nature of the company.
Jika perusahaan Anda bergerak di bidang public relations atau firma marketing , karyawan dengan akses luas ke sosial media bisa membantu mempopulerkan perusahaan atau membentuk image di mata masyarakat , bahkan bisa digunakan sebagai alat untuk membantu pengembangan bisnis dan mendapatkan potential client. Perusahaan yang sedang menciptakan pasar bagi produk tertentu juga bisa menggunakannya sebagai sarana informasi dan komunikasi dengan para penggunanya. Yang perlu diperhatikan adalah pemilahan karyawan yang diberi keleluasaan seperti mereka yang menangani promosi atau PR.
Alokasi waktu dan buat ketentuan atau peraturan yang jelas.
Jika Anda membutuhkan dukungan dari network, yang dimiliki karyawan untuk mempromosikan sebuah event atau produk perusahaan, pastikan ada peraturan yang melindungi dan menjamin hak dan kewajiban karyawan dan juga Anda. Contoh, komitmen bahwa promosi akan berjalan sesuai dengan keinginan perusahaan, tidak ada paksaan bahwa mereka harus menggunakan jejaring mereka untuk target promosi, alokasi waktu dalam jam kerja yang memperbolehkan mereka mengakses situs-situs tersebut di jam kantor dan lain sebagainya. Sampaikan dengan jelas dan berpeganglah pada komitmen ini.
Jangan membabi buta.
Jika Anda menutup akses Internet karyawan sepenuhnya dengan harapan mereka akan jadi lebih produktif maka sama saja Anda menghalangi mereka untuk mendapatkan tambahan informasi atau pengetahuan yang justru bisa mengembangkan karakter dan keterampilan mereka. Be wise dalam menentukan kebebasan mereka dalam berinternet dengan menggunakan fasilitas kantor.
Jika sudah terbukti mengganggu kinerja, Anda berhak memberlakukan peraturan tentang fasilitas yang diterima karyawan termasuk akses Internet. Buat peraturan yang jelas mengenai fasilitas kantor yang hanya bisa digunakan untuk kepentingan pekerjaan, bukan untuk keperluan pribadi. Lengkapi dengan sanksi bisa berakibat pada appraisal atau penilaian kerja mereka. Sosialisasikan dengan jelas kepada setiap karyawan dan jangan lupa jelaskan alasannya disertai bukti-bukti yang akurat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar